Flux finances

De percolab 2.0
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À valider collectivement (fruit de la rencontre du 26 janvier 2016)

Processus paiement.jpg

Flux des finances pour un projet

1. À la signature du contrat (percolab)

  • Le porteur (ou toute personne désignée par le collectif - Protecteur légal?) signe le contrat et place une copie dans un dossier Admin du projet
  • Le porteur s'assure de préciser le nom du projet (court et évocateur) à être utilisé partout

Suggestion :

P-XXX Nom du client  (abrévié ou acronyme si trop long) – identifiant projet (au besoin)
    Ex. :  P444 Communautique AGA
  • Le porteur crée et ajuste son fichier de suivi, en précisant les ententes financières avec ses collaborateurs et les dépenses

2. Facturation du client (percolab)

En fonction des conditions prévues au contrat, le porteur crée la facture

  • en utilisant le gabarit Scribus/LibreOffice (sauf si client EN, selon le cas)
  • en inscrivant la facture dans Wave

Le porteur envoie la facture au client et en dépose une copie PDF dans le dossier Admin du projet.

Numérotation de facture au client : suggestion

F-Année-Mois-Nom du projet-(numéro de facture si plus d'une)
   Ex. : F-2016-01-P444 Communautique AGA 1

3. Membre du collectif : facturation à percolab

À partir de son Wave personnel, le membre de l'équipe ou le porteur

  • rédige sa facture
  • la valide, le cas échéant, avec le porteur,
  • l'envoie à l'adresse paiement@percolab.com

Une des personnes suivantes s'assure d'entrer la facture dans le Wave percolab comme compte à payer (« bill ») ***(à valider/expérimenter)

Numérotation de facture (suggestion)

Code - Nom de projet – (initiale – no de versement si besoin)	
   Ex. : P444 Communautique AGA YO1

4. Autres factures associés à un mandat

Les autres factures reçues par le porteur (par courriel, poste ou autre, personnes, dépenses)

  • sont entrées dans Wave comme compte à payer (« bill ») et
  • conservées dans le dossier Admin du projet.

5. Réception du paiement du client

Le maître de la vague 

  • dépose à la banque dans les 48 h;
  • associe le paiement à la facture client dans Wave percolab.

Le porteur du projet regarde Wave percolab pour faire le suivi des paiements reçus.

Au besoin le maître de la vague vérifie que les factures reçues via paiement@percolab et présentes dans le dossier admin de projet sont bien entrées comme « comptes à payer».

6. Paiement des factures de l'équipe, des fournisseurs et des dépenses

Le banquier

  • valide les liquidités
  • correspond aux ententes
  • émet/fait émettre le chèque/les chèques,
  • effectue le paiement par crédit ou Paypal

Le maître de la vague

  • associe les paiements complétés aux comptes à payer dans Wave percolab.

7. Fin du projet

À déterminer

  • 18 % (charges impôts + dép collectives) : comment
  • Profit
  • Gestion des charges (TPS/TVQ, CSST)


Questions ouvertes 

  • Fiche projet (Elizabeth?)
  • Envoi d'un reçu de paiement (Send a receipt) → utile? Inutile?